La tarea que repites cada semana
Automatización con IA para pequeñas empresas, una tarea a la vez. El reporte que rehaces cada mes pasa a un software que no se aburre ni se salta pasos, y que te avisa cuando se detiene.
Nuestro asistente de IA te pregunta por tu proyecto y te puede armar un plan gratis.
El problema
En tu negocio alguien hace la misma tarea cada semana, igual y con los mismos archivos. Exporta dos reportes, los pega en una hoja de cálculo, arregla las columnas que nunca cuadran y le manda el resultado por correo a cuatro personas. Cada vez le toma medio día, y lleva tres años tomándole medio día.
Nadie lo ha arreglado porque no es urgente. Cuesta dinero sin que nadie lo note, y es frágil: el problema aparece cuando esa persona falta o se va, y resulta que los pasos solo existían en su cabeza.
Cómo lo abordamos
Primero observamos a la persona que hace la tarea mientras la hace, incluidos los pasos que ya ni nota. En esos pasos está la lógica que un documento de requisitos no recoge: la excepción para un cliente, la columna que hay que arreglar a mano, la revisión que evita que un número equivocado llegue a una factura.
Luego automatizamos el camino completo, de principio a fin. Si todavía hace falta que alguien la arranque y ordene todo al final, la tarea solo se acortó.
Con ella entregamos dos cosas, para que puedas confiar en la automatización sin tener que estar encima de ella:
- Un registro de cada ejecución: qué hizo, qué vio, si funcionó. Si no puedes ver lo que hizo, lo vas a revisar a mano, y entonces sigues teniendo el trabajo.
- Una guía de operación: cómo saber que funcionó y qué hacer cuando se detiene. Algún día se va a detener, cuando un sistema cambie, venza una contraseña o llegue un archivo en un formato nuevo.
Usamos IA donde ayuda, como leer documentos o sacar datos de texto sin estructura, y dejamos claro dónde se le permite equivocarse y qué detecta el error. Donde una regla simple es más confiable, usamos la regla, porque un modelo de lenguaje metido en medio de unas cuentas vuelve impredecible un trabajo sencillo.
Cuando falla, avisa
Una automatización que falla en silencio es peor que la tarea manual que reemplazó, porque la gente deja de revisar. Por eso, cuando algo falla, se detiene y le avisa a alguien: un reporte del lunes que llega dos horas tarde hace menos daño que uno que llega a tiempo y equivocado.
Antes de automatizar algo, dividimos el trabajo en sus pasos repetidos más pequeños. La tarea grande casi nunca se puede automatizar entera. Los pasos pequeños que la forman casi siempre sí, y ahí se esconden las horas.
Un ejemplo resuelto
Piensa en una firma de servicios que le manda a cada cliente un reporte mensual. Alguien exporta las horas de la herramienta de registro de tiempo y las facturas de contabilidad, las cruza por cliente, calcula las horas que no se cobran, le da formato al archivo y lo envía. A dos personas les toma la mayor parte de un día, cada mes.
Automatizado, corre el primer día hábil. Extrae ambas fuentes, las cruza, señala a los clientes cuyas horas no cobradas variaron más de lo normal (tres, en la figura), arma el archivo y lo manda para aprobación. El reporte no sale solo: el botón de enviar lo sigue presionando una persona, porque un reporte equivocado a un cliente sale caro y uno retrasado no.
El registro muestra cada ejecución y cada alerta. Si un mes la exportación de la herramienta de registro de tiempo cambia de formato, la ejecución se detiene a las 6 a. m. y lo avisa antes de producir un número equivocado, y la guía de operación dice exactamente qué revisar.
Alcance fijo
Automation Sprint
una tarea que hoy se hace a mano, hecha de forma automática
Lo que recibes
- Una tarea recurrente automatizada de principio a fin: un reporte que se arma solo, datos que pasan de un sistema a otro, o documentos leídos y resumidos con IA
- Un registro de actividad, para que veas cada ejecución y lo que hizo
- Una guía de operación que explica cómo revisarla y qué hacer cuando se detiene
Lo que necesitamos de ti
- Que la persona que hace la tarea hoy nos muestre cómo la hace
- Acceso a los sistemas involucrados, o una cuenta de prueba
- Una decisión sobre qué debe pasar cuando la tarea falla
Lo que queda fuera del alcance
- Más de un proceso
- Aplicaciones hechas a la medida
- Conectar un sistema que no tiene API. Si no se puede conectar desde otro programa, te lo diremos antes de que gastes nada
- Cuánto tarda
- Unas tres semanas. Las fechas de inicio dependen de la disponibilidad actual.
- Qué pasa después
- Se incluyen treinta días de correcciones. Después puedes tomar el plan de mantenimiento mensual opcional, que en las automatizaciones importa más: algo que corre cada semana necesita a alguien que lo vigile.
- Precio
- Te damos un precio fijo antes de empezar, normalmente en dos días hábiles.
¿Necesitas algo más grande?
La mayoría de los negocios tiene cinco tareas así. Aun así, recomendamos empezar con una: automatizar algo pequeño y verlo funcionar durante un mes es la forma más barata de descubrir cómo se comportan tus sistemas.
Si un proceso necesita que alguien intervenga dentro de la misma hora cuando falla, dínoslo desde el principio y te diremos si somos las personas indicadas.
Cada proyecto lo atiende directamente un miembro de nuestro equipo.
Si nos dejas publicar lo que construimos juntos, te hacemos un descuento. El trabajo tiene que poder publicarse, y tú apruebas cada palabra antes de que salga. Nuestro equipo lo aplica cuando cotiza.
Preguntas frecuentes
¿Qué tipo de tareas conviene automatizar primero?
Las frecuentes, que siguen reglas fijas y que a nadie le gusta hacer. Una tarea mensual que toma un día suele ser mejor primera candidata que una diaria de cinco minutos: el beneficio se ve más fácil y, si falla, es menos urgente.
¿Y si el software que usamos no tiene API?
Entonces te lo decimos antes de que gastes nada. Normalmente hay alternativas, como exportaciones programadas o archivos que se dejan en una carpeta, pero algunas son frágiles, y una automatización frágil es una falla futura que termina cayendo sobre ti. Preferimos perder el trabajo antes que venderte una.
¿Esto va a reemplazar el trabajo de alguien?
En un negocio pequeño, casi nunca. Le quita a ese puesto la parte que nadie quería hacer. Vale la pena hablarlo con la persona que hace la tarea antes de empezar.
¿Pueden automatizar reportes que hacemos en Excel o Google Sheets?
Sí, y muchas veces es un buen primer proyecto. Si el archivo sale de una exportación y los pasos son iguales cada vez, es buen candidato. Si quien lo hace toma decisiones a criterio a mitad del proceso, primero las ponemos por escrito, porque esa es la parte que suele pasarse por alto.
¿Quién lo arregla cuando falla?
Se incluyen treinta días de correcciones. Después puedes tomar el plan de mantenimiento mensual opcional o escribirnos cuando surja algo. La guía de operación está escrita para que alguien competente de tu equipo resuelva los casos comunes sin nosotros.
¿Usan IA en esto?
Donde vale la pena, como leer documentos o manejar texto desordenado. No la usamos para hacer cuentas ni en ningún punto donde oculte lo que pasó. Cada ejecución queda registrada de todos modos.
¿Qué tarea delegarías primero?
Cuéntanos cuál te quita más tiempo. Si no podemos ayudarte, te lo decimos.
Nuestro asistente de IA te pregunta por tu proyecto y te puede armar un plan gratis.